Prenez le temps de gagner du temps

Découvrez des astuces pour gagner du temps pour soi, grâce à cet article VIVINTER !

Nos 10 astuces pour gagner du temps

Comprendre où l’on perd du temps

Dans une journée, nous pouvons avoir plusieurs impératifs à gérer, que ce soit à titre personnel, pour soi-même ou sa famille, ou à titre professionnel. Il s’agit alors de mener une réelle course contre le temps afin d’avoir rempli parfois toute une liste de tâche fixée sur une journée, une semaine, un mois… Pour éviter de perdre son temps, il faut se demander quelles sont les tâches accessoires, les activités inutiles et habitudes qui peuvent être improductives

Listez vos tâches et organisez-les

Face à un planning qui s’annonce chargé ou encore face à des journées qui s’annoncent bien remplies, il peut être difficile d’organiser sa journée. On parle alors de charge mentale. La charge mentale est un « travail de gestion, d’organisation et de planification qui est à la fois intangible, incontournable et constant, et qui a pour objectif la satisfaction des besoins de chacun et la bonne marche de la résidence », selon la chercheuse Nicole Brais (Université Laval, Québec).

Pour y voir plus clair, prioriser et identifier les tâches qui sont impérativement à réaliser sur une durée donnée, le meilleur moyen est encore de l’écrire. Il sera alors plus aisé de les organiser dans le temps de vérifier que tout peut être réalisé dans les temps. Des outils sont à votre disposition pour vous aider et par exemple avoir des notifications ou encore des rappels pour faciliter votre organisation.

Traitez les tâches pénibles, difficiles en priorité

Pour les tâches et activités qui nous plaisent, nous les réalisons généralement en premier et relativement vite. A contrario, pour celles qui nous plaisent peu ou que l’on considère comme des contraintes, il faudra miser sur la satisfaction d’avoir accompli une tâche en moins pour compenser le manque de plaisir.

Une échappatoire possible sera de déléguer la tâche ou encore de la remettre à plus tard. On parle dans ce dernier cas de procrastination. Mais viendra un temps où vous ne pourrez plus reculer. Pour que cela se passe au mieux, nous vous conseillons de faire la tâche du mieux possible et de trouver du positif dans cette action. Plus vous réussirez à prendre du plaisir, plus l’effort sera moindre.

Vous pouvez également décider de traiter les plus difficiles en priorité. Une fois retirées de la liste, vous vous sentirez plus motivé pour poursuivre la liste des tâches qui vous attendent.

Réduisez les réunions : Privilégiez les appels ou les mails

Les réunions peuvent parfois amputer une bonne partie de la journée. Parfois, trop longues, elles peuvent également faire perdre du temps en étant mal structurées ou sans objectifs précis.

Selon un baromètre Wisembly/IFOP, les cadres perdraient en moyenne 10 jours par an dans des réunions inefficaces. Autre donnée, cette fois-ci selon une enquête OpinionWay datant de 2017 et menée dans des secteurs économiques variés, les répondants avaient indiqué passer en moyenne 4,5 heures en réunion par semaine. Ainsi, en fonction de l’objet de votre réunion, il peut s’avérer plus utile de faire un mail auprès des personnes concernées et obtenir des réponses directement. Vous pouvez également répartir les missions à chacun de manière individuelle plutôt que de mobiliser tout un groupe sur un créneau généralement d’une heure. Autre possibilité, un coup de fil peut se révéler tout aussi efficace s’il s’agit de faire un point d’étape ou de relancer certaines actions liées à un projet.

Savoir faire une pause

Pour mettre au clair ses idées et prendre du recul par rapport à une liste de tâches qui peut paraitre insurmontable, il est parfois plus efficace de faire une pause. Cela permettra également de poser clairement les choses, de penser à quelque chose de moins stressant, pour ensuite reprendre les choses en étant plus détendu. Parfois, une simple pause café ou se lever pour se dégourdir les jambes peut être suffisant.

Bloquez-vous des créneaux de travail dans votre agenda

Afin de ne pas passer une journée sur-sollicitée par vos collègues de bureau, vous pouvez aménager votre agenda afin de ne pas pouvoir être dérangé. Pour cela, il suffit de verrouiller des créneaux dans votre agenda et de les affecter à des tâches précises. Ainsi, vous aurez à la fois réparti vos missions sur une semaine ou une journée et aménagé votre temps de travail.

Mettez-vous à l’écart pour travailler efficacement

Le retour de la proximité avec vos collègues peut également avoir des effets de sur-sollicitation. Après les périodes de confinement que nous avons vécus, vos collègues, contents de vous retrouver, seront peut-être plus bavards qu’accoutumé. Ces derniers peuvent donc plus facilement vous solliciter si vous êtes à côté sans se rendre compte que cela peut perturber votre journée de travail. Aussi, pour travailler plus efficacement, il est parfois utile de s’éloigner un peu, dans une salle de réunion par exemple, ou à un autre étage si vous le pouvez.

Répertoriez les tâches à suivre dans le temps

Nous avons vu qu’il était recommandé de lister vos tâches et de les organiser pour y voir plus clair. L’étape suivante sera d’en assurer le suivi dans le temps. Pour cela, vous pouvez utiliser des codes couleurs, des pourcentages, des indicateurs. Tout élément qui vous permettra en un clin d’œil de voir où vous en êtes de vos actions en cours ou à venir.

Dédiez un moment de la journée pour traiter vos mails

Le nombre de mails reçus par jour peut être plus ou moins élevé. On reçoit des mails qui nous sont dédiés et des mails dont on est en copie. A cela, s’ajoute les newsletters, les publicités, les sollicitations externes. Pour faire le tri et en assurer le traitement, il faut parfois se dédier un temps précis dans la journée. Vous pouvez créer un temps récurrent dans votre agenda et ainsi tout passer en revue sur ce créneau. Vous pouvez également faire un premier tri et prévoir un temps dédié pour les emails plus longs à traiter.

Pour vous aider, vous pouvez désactiver les notifications de votre boite mail. Cela vous évitera d’être tenté en dehors des plages dédiées.

Enfin, il est parfois nécessaire de faire le tri dans les différentes newsletters que vous recevez. Vous vous êtes peut être inscrit à une newsletter pensant qu’elle vous serait utile mais vous ne l’avez finalement jamais ouverte. Le moment est donc venu de vous désinscrire de celles que vous ne lisez pas.

Savoir dire non

Dans une journée, vous pouvez également perdre du temps si vous vous retrouvez à gérer des missions à la place de vos collègues ou à répondre à des sollicitations externes. Même si vous êtes de nature à vouloir rendre service, cela peut vous mobiliser plus que nécessaire. Aussi, le seul moyen sera d’apprendre à dire non plus souvent. Vos collègues, voyant que vous faites preuve non pas de mauvaise volonté, mais que vous avez besoin de ce temps pour autre chose, ne vous solliciteront par  la suite que s’ils n’ont pas d’autres moyens de solutionner leur problème.